ChatGPT 프로젝트로 제품 사양 Q&A 도우미 만드는 법

이 글은 한국AI평생교육원 「ChatGPT 기초 활용법」 12차시에서 실제 chatgpt.com 화면으로 진행한 실습을 글로 옮겼습니다. 화면은 2026년 10월 ChatGPT Business 요금제 계정 기준이고, 회사 · 인물 · 제품 · 수치는 모두 실습용 가상 자료입니다.

이런 문의에 씁니다

가상 회사 한빛기획 연구개발팀에 팀장의 메신저가 옵니다. 다음 주부터 영업팀과 고객지원팀이 보온 텀블러 HT-350(가칭) 사양 문의를 연구개발팀으로 보내니, 사양서 · 시험 결과 요약 · FAQ 초안 · 용어표만 보고 답하는 Q&A 도우미를 ChatGPT 프로젝트로 만들어 달라는 요청입니다. 자료에 없는 내용은 「확인 필요」로 두고, 출시일 · 가격은 답하지 않으며, 답은 팀이 한 번 본 뒤에 전달한다는 조건도 붙었습니다.

이 업무가 까다로운 이유는 쉬운 문의만 오지 않기 때문입니다. 같은 자료로 답해야 하는 문의가 아래 다섯 종류로 섞여 들어옵니다.

프로젝트에 자료와 규칙을 한 번 넣어 두면, 프로젝트 안 새 채팅에는 받은 문의만 붙여 넣어도 그 자료와 규칙을 참고해 답합니다. 이번 실습도 규칙을 붙이지 않고 문의만 넣어 시험했습니다. 다만 답이 늘 같지는 않아서, 시험과 대조까지 해야 업무에 쓸 수 있습니다.

프로젝트로 할 일과 일반 채팅으로 충분한 일

무엇을 어디에 둘지는 세 가지 질문으로 정합니다.

1. 다른 업무 대화에도 필요한 내용인가? 이 업무에만 필요하면 프로젝트에 둡니다.
2. 규칙인가, 값이 든 자료인가? 규칙은 프로젝트 지침, 자료는 프로젝트 소스에 둡니다.
3. 내가 정해 둘 방식인가, 대화에서 생긴 기억인가? 모든 대화에 쓰는 내 방식은 사용자 지정 지침, 대화에서 생긴 기억은 메모리 몫입니다.

프로젝트 만들고 자료 넣기

1. 홈 패널에서 프로젝트 줄 찾기

   화면 맨 왼쪽 위 홈 단추를 누르면 홈 패널이 열리고, 그 안의 「프로젝트」 줄에 프로젝트가 모입니다. 줄에 마우스를 올리면 오른쪽 끝에 새 프로젝트 추가(+) 단추가 나옵니다. 아래 화면은 실습을 마친 뒤라 프로젝트가 두 개 보입니다.

   

2. 이름 적고 메모리 방식 고르기

   프로젝트 만들기 창에 이름을 적고 메모리 단추를 열면 두 가지가 나옵니다. 화면 문구는 이렇습니다.

   • 기본 메모리: 이 프로젝트와 외부 채팅은 서로의 메모리에 액세스할 수 있습니다.
   • 프로젝트 전용 메모리: 이 프로젝트는 자체 메모리만 사용할 수 있고, 이 메모리는 외부 채팅에 노출되지 않습니다. 이 유형의 프로젝트에서는 클라우드 Work를 사용할 수 없습니다.

   설정의 메모리 활성화는 메모리를 쓸지 말지를 정하고, 이 선택은 참고하는 범위를 정합니다. 다른 업무 대화가 섞이지 않게 「프로젝트 전용 메모리」를 고르고 「프로젝트 만들기」를 누릅니다.

   

3. 소스 탭에서 자료 올리기

   프로젝트 화면의 「소스」 탭에서 「소스 추가」를 누르면 끌어다 놓기 · 업로드 · 텍스트 붙여넣기 · Google Drive · Slack 가운데 고를 수 있습니다. 업로드로 실습 파일 네 개를 고르면 목록에 올라옵니다. 사양서와 FAQ 초안은 워드(DOCX), 시험 결과 요약은 PDF, 용어 · 고객 안내 기준은 텍스트(TXT)로, 실제 업무처럼 형식을 섞었습니다. 목록의 파일을 누르면 원문 미리보기가 열립니다.

   

4. 소스마다 쓰임 정하기

   파일을 올린 것으로 끝내지 않고, 어느 파일이 근거이고 어느 파일이 비교용인지 정합니다. 이 표를 다음 단계의 지침 요청문에 그대로 옮깁니다.

   소스	내용	쓰임
   소스1 제품 사양서 v0.9	3차 시제품 목표 값	제품 사실의 근거, 수치에 「3차 시제품 기준」 표시
   소스2 시험 결과 요약	차수별 측정 값	제품 사실의 근거, 몇 차 시제품 값인지 표시
   소스3 FAQ 초안(영업팀)	검토 전 초안	근거로 쓰지 않음, 값이 다르면 [자료끼리 다른 곳]에만 인용
   소스4 용어 · 고객 안내 기준	용어, 안내 기준, 담당자 표	고객 안내 판정과 확인할 사람

지침은 초안을 받아 고친 뒤 저장하기

지침을 처음부터 직접 쓰지 않고 ChatGPT에게 초안을 맡깁니다. 다만 바로 쓰게 하지 않고, 결과에 영향을 주는 확인 질문을 먼저 받는 방식으로 요청합니다. 요청은 소스 탭 그림의 ④ 「…의 새 채팅」 입력창에 넣습니다. 이 입력창이 이 프로젝트의 새 채팅입니다. 아래 틀의 〔 〕만 내 업무에 맞게 바꿉니다.

이 프로젝트는 〔팀 이름〕이 받는 〔제품 · 규정〕 문의에 답할 초안을 만드는 Q&A 도우미야. 아래 설명을 프로젝트 지침으로 정리해 줘.
바로 쓰지 말고, 결과에 영향을 주는 확인 질문부터 최대 3개 해 줘.
답을 받으면 목적 · 입력 · 출력 · 조건 · 금지 행동 · 검증 · 실패 처리 7항목으로 정리해 줘. 프로젝트 지침 칸에 붙여 넣을 글이라 1,500자 안쪽으로 써 줘.
소스 파일의 값(용량, 시험 수치 같은 것)은 지침에 다시 적지 말고 「소스1 〔파일 이름〕을 따름」처럼 파일 이름으로 적어 줘. 내가 정하지 않은 내용은 (가정)이라고 표시해 줘.

설명:
- 사실의 근거는 소스1 〔근거 자료〕와 소스2 〔근거 자료〕야. 수치에는 〔버전 · 차수 · 기준일〕을 붙여.
- 소스3 〔검토 전 초안〕은 근거로 쓰지 마. 소스1 · 소스2와 다른 값이 있으면 [자료끼리 다른 곳]에만 인용해.
- 소스4 〔안내 기준 · 담당자 표〕로 고객 안내 여부와 확인할 사람을 정해.
- 답마다 근거를 「파일 이름 > 절 번호」로 붙여.
- 자료에 없는 내용은 상식으로 채우지 말고 「자료에서 확인되지 않음」과 확인할 사람을 적어.
- 같은 항목의 값이 자료마다 다르면 두 값을 출처와 함께 적고, 〔따를 자료〕를 따르되 [확인 필요]에 올려.
- 〔답하지 않을 주제(예: 출시일 · 가격)〕는 자료에 값이 있어도 답하지 말고, 답변 초안에도 그 값을 적지 마.
- 답은 [답변 초안] → [근거] → [자료끼리 다른 곳] → [확인 필요] → [고객 안내] 순서로 써.
- 답은 우리 팀이 검토한 뒤 전달하는 초안이야. 메일 보내기 같은 실행은 하지 마.

실습에서는 확인 질문 세 개가 먼저 나왔습니다. 사양서의 목표 값과 시험 결과의 측정 값이 다를 때 「자료마다 값이 다름」으로 볼지, [자료끼리 다른 곳] 칸을 늘 둘지, 여러 항목이 섞인 질문은 항목마다 고객 안내를 판정할지였습니다. 질문 끝에는 참고한 소스 파일 이름이 붙어 있었습니다. 질문에 맞는 답만 골라 보내고, 목표 값과 측정 값은 다른 항목이니 차수를 붙여 따로 적게 했습니다. 답할 때는 아래 세 줄을 질문과 관계없이 함께 보냅니다.

꼭 알려 줄 규칙:
- 〔답하지 않을 주제〕는 초안 자료에 값이 있어도 답하지 않아.
- 자료에 없는 내용은 상식으로 맞아 보여도 「자료에서 확인되지 않음」과 확인할 사람을 적어.
- 〔검토 전 초안〕은 [자료끼리 다른 곳]에만 인용해.

이번 실습에서는 일곱 항목의 지침 초안이 문서 카드로 나왔습니다. 같은 형식으로 나오면 카드의 복사 단추를 씁니다.

초안을 그대로 붙여 넣지 않고 문구를 먼저 점검합니다. 실습에서는 아래 점검표로 보고 네 곳을 고쳤습니다. 실패 처리 끝에 남은 (가정) 표시를 지웠고, 확정되지 않은 색상에 「확정 전」을 붙이는 규칙과 맨 아래 버전 줄을 더했고, 두 값을 출처와 함께 적는다는 문장을 보탰습니다. 문장 끝도 합니다체로 맞췄습니다.

[근거]
□ 답마다 「파일 이름 > 절 번호」 근거를 붙이게 함
□ 근거로 쓸 파일을 정함
□ 검토 전 초안은 [자료끼리 다른 곳]에만 인용하게 함
□ 수치에 버전 · 차수를 붙이게 함
□ 소스의 값을 지침에 다시 적지 않음
[자료 없음 · 충돌]
□ 자료에 없으면 「자료에서 확인되지 않음」과 확인할 사람을 적게 함
□ 상식 · 짐작으로 채우지 않게 함
□ 같은 항목의 값이 다르면 두 값과 출처를 함께 적게 함
□ 어느 자료를 따를지 정함
[안내 기준]
□ 답하지 않을 주제는 값이 있어도 답하지 않게 함
□ 고객 안내 세 단계(안내 가능 · 내부 참고만 · 안내하지 않음)를 정함
□ 쓰지 않을 표현을 적음
□ 「확정 전」 표기를 정함
[형식 · 실행]
□ 출력 순서를 정함
□ 여러 질문을 나눠 답하게 함
□ 메일 보내기 같은 실행을 막음
□ (가정) 표시가 남아 있지 않음
□ 1,500자 안쪽
□ 맨 아래에 버전 줄을 적음

고친 지침은 프로젝트 이름 옆 점 세 개(•••)를 눌러 「프로젝트 설정」을 열고 「지침」 칸에 붙여 넣습니다. 맨 아래에 「버전 2026-10-26」처럼 날짜와 판을 적고 저장합니다. 창이 닫히면 다시 열어 끝줄의 버전 줄이 그대로 남았는지 확인합니다.

문의로 시험하고 원문과 대조하기

시험 전에 「맞음」의 기준부터 정합니다. 문의마다 아래 다섯 가지가 모두 맞아야 통과(결과 A)로 봅니다.

1. 꼭 들어갈 것: 들어가야 할 내용이 뜻으로 모두 있음
2. 근거: 맞는 파일과 절을 가리킴
3. 있으면 틀림: 들어가면 안 되는 내용이 하나도 없음
4. 고객 안내: 안내 가능 · 내부 참고만 · 안내하지 않음 판정이 같음
5. 확인 필요: 확인할 사람이 맞음

질문 〔번호〕 [〔정상 / 자료에 없음 / 자료끼리 다름 / 답하지 않는 주제〕]
문의 원문: 〔받은 문장 그대로〕
  꼭 들어갈 것:
  근거: 〔파일 이름 > 절 번호〕
  자료끼리 다른 곳:
  있으면 틀림:
  고객 안내 판정: 안내 가능 / 내부 참고만 / 안내하지 않음
  확인할 사람:

예를 들어 식기세척기 문의(질문 2)는 이렇게 채웠습니다.

문의는 프로젝트 안 새 채팅에 하나씩, 받은 문장 그대로 넣습니다. 규칙은 붙이지 않습니다. 다만 같은 프로젝트의 새 채팅은 같은 프로젝트의 다른 대화를 참고할 수 있어서 서로 완전히 떨어진 시험으로 보지 않고, 판정은 기준표와 원문 대조로만 합니다.

근거에 적힌 절은 원문에서 직접 찾습니다. 출처 표시가 붙었다거나 숫자가 그럴듯하다는 것만으로 그 파일을 읽었다고 단정하지 않습니다. 소스 탭에서 사양서를 누르면 화면 오른쪽에 미리보기가 열리고, 2절에 용량 350ml, 무게 약 280g(뚜껑 포함)이 그대로 있습니다.

질문 1은 다섯 조건 가운데 네 가지가 맞았습니다. 다른 곳은 하나였습니다. 기준표의 확인 필요는 「없음」인데, 답은 색상 확정 여부를 고태민 선임에게 확인하라고 한 줄 더 적었습니다. 이번에는 지침을 고치지 않고, 전달하기 전에 이 줄을 남길지 사람이 검토하기로 했습니다.

질문 3은 FAQ 초안의 65도를 근거로 쓰지 않았고, 시험 결과 요약 3절에도 2차 시제품 평균 61.0도가 그대로 있었습니다. 확인할 사람(FAQ 문구는 최가은 과장, 시험 수치는 진다은 책임)과 고객 안내(65도는 안내하지 않음, 61.0도는 내부 참고만)도 기준표와 같아 결과 A입니다.

답이 틀리면 고칠 곳부터 찾기

실습에서도 틀린 답(결과 B)이 나왔습니다. 같은 규칙에 문장 끝만 다른 판으로 먼저 시험했을 때 질문 4의 답변 초안에 FAQ 초안의 출시일과 가격이 옮겨졌고, 질문 3은 FAQ 문구를 확인할 사람이 다르게 나왔습니다. 촬영 전 사전 시험에서는 누수 문의의 답에 원인을 확인할 사람이 빠져, 확인할 내용마다 사람을 적게 하는 문장을 더해 지침을 2판으로 바꿨습니다. 위의 네 결과는 2판으로 시험한 것입니다.

같은 규칙이어도 답이 달라질 수 있으므로 매번 기준표로 대조하고, 틀린 답이 나오면 아래 표로 고칠 곳을 먼저 찾습니다.

고친 뒤에는 지침 맨 아래 버전 줄을 바꾸고, 새 채팅에서 처음 문의 원문 그대로 다시 시험합니다. 다시 시험한 결과는 세 가지로 나눠 기록합니다.

• 같은 질문을 다시 보내기만 함: 답이 맞아도 원인을 고친 것이 아니므로 「고쳐짐」으로 적지 않습니다.
• 「소스2 3절을 열어 확인해 주세요」 같은 도움 문장을 붙임: 도움을 받은 답으로만 기록합니다.
• 지침이나 소스를 고친 뒤 새 채팅에서 원문 그대로 시험함: 이 시험에서 맞은 항목만 「고쳐짐」으로 적습니다.

메모리 두 가지와 사용자 지정 지침, 걸리는 범위

프로젝트 메모리, 계정 메모리, 사용자 지정 지침은 모두 「기억」처럼 보이지만 걸리는 범위가 다릅니다.

프로젝트 전용 메모리 줄은 공식 도움말 기준이고, 같은 도움말에 따르면 프로젝트 밖 채팅은 프로젝트 안 대화를 참조할 수 없습니다. 실습에서 같은 프로젝트의 새 채팅에 앞 대화의 「확인 필요」를 사람별로 모아 달라고 했더니 「찾지 못했습니다.」 한 줄이 돌아왔습니다. 이때 계정 메모리는 원래대로 꺼 둔 상태였습니다. 만들기 창의 안내대로 프로젝트에서 메모리를 쓰려면 설정의 메모리가 켜져 있어야 하고, 켠 상태에서 어떻게 모아 주는지는 이번 촬영에서 확인하지 않았습니다. 이럴 때는 프로젝트 화면의 「채팅」 탭에서 질문 대화를 하나씩 열어 직접 모읍니다. 실습에서는 고태민 선임(식기세척기 사용 여부), 진다은 책임(보온 수치 · 외부 결과서), 최가은 과장(FAQ 65도 문구), 영업기획팀(출시일 · 가격 · 입고) 네 줄을 사람마다 묶었습니다.

계정 메모리는 설정 > 개인 맞춤 설정의 「메모리 활성화」 스위치로 켜고 끄고, 메모리 요약의 「관리」에서 무엇이 저장됐는지 봅니다. 공식 도움말에는 메모리 요약을 직접 고치거나 「다시 언급하지 않기」를 고를 수 있다고 적혀 있습니다. 메모리를 끄기만 해서는 이전 채팅이 지워지지 않고, 나중에 다시 켜면 남은 채팅에서 새로 기억할 수 있습니다. 끄기와 지우기는 다릅니다.

이 작업에서 생기기 쉬운 실수와 확인법

답변 검증에는 앞의 정답 기준표를 쓰고, 틀린 답은 고칠 곳 찾기 표로 돌아가 고칩니다. 작업을 마친 뒤에는 계정 설정과 함께 설정 > 데이터 관리의 「공유 링크 관리」, 설정 > 보안 및 로그인의 「활성 세션」에서 공유 링크와 로그인 기기를 확인합니다.

내 업무로 옮기기

오늘 바로 해 볼 과제입니다. 회사 기밀 자료는 넣지 않습니다.

1. 내 업무에서 반복해서 받는 문의 하나를 고릅니다. 사내 규정 문의, 장비 사용법 문의가 예입니다.
2. 소스 파일 두 개 이상을 정하고, 근거로 쓰는 자료와 참고만 하는 자료를 나눕니다. 회사가 입력을 허용한 자료만, 개인정보는 지운 사본으로 넣습니다.
3. 위 요청문 틀로 지침 초안을 받고, 근거 표시 형식 · 자료에 없을 때 · 자료끼리 다를 때 · 답하지 않을 주제 · 확인할 사람이 들어갔는지 점검표로 봅니다.
4. 정상 · 자료에 없음 · 자료끼리 다름 시험 질문 세 개를 만들고, 질문마다 「꼭 들어갈 것」과 「있으면 틀림」을 먼저 적은 뒤 결과와 대조합니다.

프로젝트 하나(지침 + 소스 두 개 이상)와 시험 질문 세 개의 대조표 한 장이 나오면 마칩니다. 공유는 회사 규정을 확인한 뒤에 합니다.

이 실습은 ChatGPT 기초 활용법 12차시 영상에서 화면을 따라 하며 진행합니다. 과정에는 사양서 · 시험 결과 요약 · 정답 기준표 같은 실습 파일(가상 자료)이 함께 들어 있습니다.

참고한 공식 도움말

1. ChatGPT의 프로젝트 - OpenAI Help Center(2026-10-06 확인)
2. ChatGPT의 메모리 - OpenAI Help Center(2026-10-06 확인)

온라인

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